Combien de temps faut-il garder ses papiers relatifs à l'Urssaf ?
En France, la conservation des documents administratifs est une tâche importante pour toute entreprise. C'est d'ailleurs une obligation. Parmi ces documents, ceux qui concernent l'Urssaf sont particulièrement importants. Alors, combien de temps faut-il les conserver ? C'est une question fréquente à laquelle nous allons répondre dans cet article.
Combien de temps faut-il conserver ses documents Urssaf ?
L'Urssaf fut créé en 1960 avec pour mission de collecter les cotisations sociales qui vont financer notre système de protection sociale.
Les documents relatifs à l'Urssaf, tels que les bulletins de salaire, les relevés de cotisations et les déclarations sociales nominatives (DSN), doivent être conservés pendant 6 ans. Cette durée est définie par le Code du travail et le Code de la sécurité sociale, qui imposent cette obligation aux employeurs. Pourquoi 6 ans ? Car c'est la période pendant laquelle l'Urssaf peut effectuer des contrôles.
Prenons les bulletins de salaire par exemple. Officiellement, ils doivent être conservés au moins cinq ans, mais il est recommandé de les garder jusqu'à la retraite de l'employé pour parer à toute contestation future. Pour les relevés de cotisations et les DSN, la règle est similaire : 6 ans de conservation pour se conformer à la loi et se préparer à d'éventuels contrôles.
En 2024, avec l'omniprésence du numérique, la gestion des documents a évolué. La numérisation est désormais autorisée, à condition de ne pas avoir recours à du traitement d'image. C'est à dire que le document original ne doit pas être modifié lors de sa numérisation. Il est d'ailleurs conseillé aux entreprises de se tourner vers des solutions professionnelles et certifiées d'archivage de documents. Notez que le document original peut vous être demandé dans certains cas.
Quelles sanctions en cas de non-conservation des documents Urssaf ?
Si vous ne conservez pas vos documents Urssaf, vous risquez des sanctions parfois sévères en cas de contrôle.
Imaginons qu'au cours d'un contrôle de l'Urssaf, plusieurs documents manquent. Chaque document non conservé va entraîner une amende qui peut aller jusqu'à plusieurs centaines d'euros, et les pénalités vont se cumuler. De plus, l'Urssaf peut décider de réévaluer les cotisations sociales dues sur une période de 6 ans, ce qui peut entraîner un redressement financier significatif.
Mais il n'y a pas que les amendes. L'absence de documents peut également compliquer la défense de l'entreprise en cas de litige avec un de ses salariés ou avec l'administration fiscale. Par exemple, un salarié qui conteste le montant de ses cotisations sociales peut mettre l'employeur en difficulté si ce dernier n'a pas conservé ses bulletins de salaire. L'employeur devra prouver qu'il a respecté ses obligations légales, et sans les documents, cela devient presque impossible!
Enfin, l'atteinte à la réputation de l'entreprise est également un risque. Un contrôle fiscal ou social qui révèle des manquements graves peut nuire à l'image de l'entreprise auprès de ses partenaires commerciaux, de ses clients et de ses employés. Les sanctions peuvent aussi inclure des interdictions temporaires ou définitives d'exercer certaines activités, en fonction de la gravité des manquements constatés.
