Urssaf : La procédure de contrôle modifiée par décret

Ce sont le délai de prévenance du contrôle, le contrôle sur documents dématérialisés, la durée du contrôle dans les TPE ou le contrôle au sein des groupes qui ont fait l'objet de modification par le Décret du 12 avril 2023, concernant les contrôles Urssaf.  

Un passage du délai de prévenance du contrôle de 15 jours à 30 jours est une des modifications notables à l'endroit des contrôles Urssaf engagés depuis le 14 avril 2023.  
C'est dans un délai de 30 jours minimum avant la date de la première visite que l'agent de contrôle doit faire parvenir à l'entreprise contrôlée l'avis de contrôle, pour le cas des contrôles Urssaf dont l'engagement datait à compter du 14 avril 2023. 

En plus du fait que l'avis de contrôle doit être adressé suivant un moyen rendant possible la vérification de sa réception (Décret 2023-262 du 12 avril 2023,art. 1, 3°-a, JO du 13 ; CSS art. R 243-59, al. 1 et R 243-59-9), sur celui-ci doit figurer la date de la visite de l’agent de contrôle.  Rappelons que la charte du cotisant contrôlé à laquelle se sont soumis les agents de l’Urssaf mentionnait déjà ce délai de 30 jours correspondant au délai de prévenance du contrôle. C'est donc une mise en conformité de l’article R 243-59 du CSS avec la charte du cotisant cotisé que le Décret précédemment rapporté a opéré.

À noter que dans le cas d'un travail dissimulé, aucune obligation d'adresser l'avis de contrôle n'est demandée à l'agent normalement en charge (CSS art. 243-59, al. 2).

Présentation des résultats de la vérification en proposant un entretien en fin de contrôle

Une proposition d'information à faire à l'entreprise contrôlée pour une présentation des constats pouvant faire l’objet d’une observation ou d’un redressement (Décret art. 1, 3°-c ; CSS art. R 243-59-1) devra être réalisée sous la forme d'un entretien avant que la lettre d’observations soit communiquée. Cela est valable pour les contrôles Urssaf engagés à compter du 1er mai 2023, en dehors de celles portant sur le travail dissimulé (C. trav. art. L 8221-1) et celles afférentes à un obstacle à contrôle (CSS art. L 243-12).
 

Cas de réitération d’une pratique non conforme : les mentions obligatoires de la lettre d’observations
 

C'est un constat d’absence de mise en conformité que l'agent de contrôle établit dans le cas où il y a réitération par l'entreprise d'une pratique non conforme à la réglementation. Cette dernière sera déjà tombée sous le coup d'une observation ou d’un redressement lors d’un précédent contrôle. Les éléments permettant de justifier l’absence de mise en conformité en question devront être reportés dans la lettre d’observations par l’agent de contrôle.

Pour parler de réitération, il faut que la mise en demeure ou la réception de la lettre d’observations y aient été préalables. Suivant le Décret art. 1, 3°-e ; CSS art. R 243-59, III-al. 7, cette disposition est uniquement applicable aux contrôles engagés depuis le 14 avril 2023.
 

Traitements automatisés sur le matériel professionnel de l’agent
 

Une réécriture de l’article R 243-59-1 du CSS (CE 17 février 2023, n°464155) à été opérée par le décret pour qu'il y ait conformité des dispositions de la charte avec la réglementation. En effet, cela fait suite à l'annulation des dispositions de la charte du cotisant contrôlé sur les investigations de l’agent de contrôle sur support dématérialisé en raison de la méconnaissance du sens et de la portée de l’article évoqué. 

Suivant le Décret (art. 1, 4° ; CSS art. R 243-59-1, I), la réalisation des opérations de contrôle pourra se faire via le déploiement de traitements automatisés à partir du matériel professionnel de l’agent dès lors que les documents et les données nécessaires à l’agent de contrôle sont disponibles sous formes dématérialisées. Cela est valable pour les contrôles engagés depuis le 14 avril 2023. 

Procédure à suivre
 

Le souhait de recourir à son matériel professionnel doit faire l'objet d'une information expresse par l'agent de contrôle à l'endroit de l'entreprise concernée. C'est un délai de 15 jours à compter de la date de cette information dont cette dernière dispose pour contester l'utilisation de son propre matériel par l'agent de contrôle. Le recours à son matériel professionnel est autorisé dans la mesure où aucune contestation de l'entreprise contrôlée n'a été émise une fois que cette période de 15 jours a été échue. Les copies numériques des documents, des données et des traitements indispensables sous formes de fichiers permettant d'effectuer le contrôle devront alors être fournies par l'entreprise à l'agent contrôleur. Ce dernier indiquera les formats dans lesquels les fichiers devront lui être présentés et l'on devra les respecter.

En cas d'impossibilité de procéder au traitement automatisé sur le matériel de l’agent, notamment pour raison technique ou devant le refus de la demande d'utilisation de son matériel professionnel par l'agent, deux alternatives se présente pour l'entreprise contrôlée : 

• Ou bien une réalisation par ses soins des traitements sur son propre matériel et une production des résultats au format et dans les délais indiqués par l’agent de contrôle; 
• Ou bien donner une autorisation à l'agent d'effectuer les opérations de contrôle en mettant en place des traitements automatisés. Cela se fera par l'utilisation du matériel de l'entreprise contrôlée. Ces actions peuvent également se faire par le biais d'un utilisateur qui aura reçu habilitation de la part de cette dernière.

Travail dissimulé : modalités de contrôle
 

Une demande d’accord à l'entreprise contrôlée de la part de l'agent de contrôle n'est pas exigée dans le cadre d'une recherche d’infraction pour travail dissimulé (CSS art. R 243-59-1, II). Si l'utilisation de son propre matériel n'est pas réalisable par l'agent de contrôle au cas où il serait par exemple techniquement impossible d'établir le traitement automatisé au niveau de son matériel professionnel, il ne se servira de celui de l'entreprise sujette au contrôle. Dans ces circonstances, cela pourra être lui-même qui mettra en place les traitements automatisés pour réaliser les opérations de contrôle. Cela pourra également se faire grâce à l'intervention d'un utilisateur qui a reçu l'habilitation de l'entreprise contrôlée. (CSS art. R 243-59-1, II).

Copies des fichiers transmis : à détruire
 

Une destruction des copies des fichiers qui ont été transmis devra être réalisée avant l'un des moments suivants :

• ou bien préalablement à l’envoi de la mise en demeure
• ou bien avant que les observations entraînant redressement aient été communiquées ou que le solde créditeur ait été notifié.

Entreprises de moins de 20 salariés : limitation de la durée du contrôle Urssaf à 3 mois
 

Une légalisation de la durée maximale de 3 mois pour les contrôles Urssaf dans les entreprises de 10 à moins de 20 salariés a été instaurée par la loi de financement de la sécurité sociale (LFSS) pour 2023. (Loi 2022-1616 du 23-12-2022 art. 6, I-G et VI, JO du 24 ; CSS art. L 243-13, I). 

Que ce soit à l'endroit des contrôles Urssaf sur place ou celle sur pièces, la loi a prévu qu'elles ne pouvaient plus dépasser la période de 3 mois à compter du début effectif du contrôle et celui de la lettre d’observations. Cela concerne, il faut le préciser, les entreprises qui rémunèrent un nombre de salariés inférieur à une vingtaine. Une unique prorogation de ce laps de temps peut néanmoins être appliquée si l'entreprise contrôlée ou l'Urssaf en fait expressément la demande.

Pour une société relevant d'un groupe, ces dispositions ne peuvent plus s'appliquer à partir du moment où cet effectif de 20 salariés est dépassé par le groupe dans son ensemble.
Si l'une des circonstances énumérées plus bas a lieu dans la période de 3 mois indiquée, l'observation de cette limitation de durée sus évoquée n'est plus exigée:

• cas de travail dissimulé;
• cas d’obstacle à contrôle ;
• cas d’abus de droit ;
• une comptabilité insuffisante constatée ou une documentation inexploitable ou non transmise au bout du délai de 15 jours après la réception de la demande faite par l’agent chargé du contrôle ;
• une sollicitation de report de la visite de l'agent contrôleur, demandée par la personne sujette au contrôle. 

Le point de départ et de fin du contrôle dont il faut tenir compte dans l'appréciation du respect du délai de 3 mois à été précisé par le décret. Suivant la situation, le contrôle peut être débuter effectivement : 

• à la date mentionnée dans l'avis de contrôle qui sera communiquée à l'entreprise en cas de contrôle sur place. Elle correspond à la première visite de l'agent de contrôle. 
• à la date indiquée comme étant le début des opérations de contrôle telle que stipulée dans l'avis de contrôle transmis à l'entreprise contrôlée qui emploie moins de 11 salariés. Pour le cas des contrôles sur pièces.

C'est au jour où la lettre d’observations a été envoyée que la période de contrôle maximale de 3 mois prend fin. (Décret art. 1, 6° ; CSS art. R 243-56-6 A nouveau). 

Procédure de contrôle d'une entreprise appartenant à un groupe
 

L'utilisation des documents et informations recueillis à l'occasion du contrôle d’une autre entreprise du même groupe est autorisée par la LFSS pour 2023, en ce qui concerne les contrôles Urssaf à réaliser à l'endroit d'une entreprise relevant d'un groupe. La condition à remplir consiste en l'information de l'entreprise contrôlée (LFSS 2023 art. 6, I-E ; CSS art. L243-7-4).

D'après les articles L 233-1 et L 233-3 du Code de commerce, c'est l’ensemble des personnes entre lesquelles existe un lien de détention ou de contrôle qui constitue un groupe. Cette possibilité donnée aux agents de contrôle en vue d'obtenir des informations en dehors de celles provenant de l’entreprise contrôlée et des personnes rémunérées par celle-ci était auparavant inexistante (CSS art. R 243-59). Une collecte d'informations au niveau des autres sociétés du groupe n'était pas admise.
 

Garanties pour le cotisant

 
Ce qu'impliquent les documents et où ils ont été obtenus doivent être communiqués par l'agent ayant procédé au contrôle à l'entreprise contrôlée et ce dans le laps de temps prévu par décret. La société concernée est en droit de demander une copie des documents et informations en question et l'agent de contrôle se doit de la lui fournir. Les conditions et garanties applicables au nouveau droit des agents de contrôle tel qu'on l'a rapporté sont mentionnés dans le décret, au même titre que le délai d’information de la personne contrôlée.

Ci-après les mentions obligatoires que l'agent de contrôle doit faire figurer dans la lettre d’observation lorsqu'il a usé des documents ou informations recueillies lors du contrôle d’une entreprise du groupe et valable pour les contrôles engagés depuis le 14 avril 2023 :

• ce à quoi correspond les documents ou informations ;
• ce qu'ils contiennent et les éléments sur lesquels s'appuient le cas échéant le redressement ;
• la référence au contrôle et l’identité de la ou des entreprises du même groupe d’où les documents ou informations ont été collectés ;
• la possibilité donnée à l'entreprise contrôlée de faire la demande des copies des documents. 

En cas de demande faite par l'entreprise pour qu'une copie des documents ou informations recueillies dans le groupe lui soit communiquée, tout cela dans le respect du délai de réponse à une lettre d’observation (30 jours ou 60 jours selon le cas, CSS art. R 243-59, III-al. 8), la date d’envoi de la copie correspond à celle où la période contradictoire prend fin.

Cela représente la règle applicable à moins que la réponse de l’agent de contrôle ne soit postérieure à cette date. (Décret art. art. 1, 8° ; CSS art. R 243-59-10 nouveau). 

Délai de remboursement du cotisant raccourci 

Dans la mesure où le contrôle de l'Urssaf donne lieu à un remboursement de sommes au bénéfice de l’entreprise contrôlée, une notification de son solde créditeur doit être adressée par l'Urssaf. Celui-ci est tenu de procéder à ce remboursement dans un délai ne devant pas excéder un mois (contre 4 mois auparavant) à la suite de la notification du solde créditeur (Décret art. 1, 3°-f ; CSS art. R 243-59, IV-al. 3). Notons que ces dispositions sont valables pour les contrôles Urssaf engagés à compter du 1er mai 2023.